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Le Dialogue

Le dialogue

Une fois que vous aurez signé votre auto-évaluation   dans Sysper, votre évaluateur, -dans la plupart des cas, il s’agit de votre chef d’unité- vous invitera à un dialogue formel sur une période qui s’étale de mi-janvier à mi-février.

  • Si vous dépendez d’un supérieur hiérarchique intermédiaire (comme par exemple un Chef de Secteur), l’évaluateur a la possibilité de solliciter sa présence lors du dialogue, mais seulement avec l’accord du titulaire de poste.

 

  • Concernant les unités de plus de 20 personnes, le Chef d’Unité peut déléguer la fonction d’évaluateur  comprenant la tenue du dialogue ainsi que la rédaction du rapport d’évaluation à un fonctionnaire de grade AD de son unité, en accord avec le Directeur général. Dans le cas des grandes unités, les Chefs d’Unité peuvent également déléguer le travail préparatoire d’évaluation (organisation du dialogue et du rapport) à un/e fonctionnaire (le grade n’étant pas spécifié, ce peut être un/une assistant(e) ou un/une secrétaire) de la même unité. Dans tous les cas, le Chef d’Unité reste le rapporteur officiel formel et signe le rapport d’évaluation.  Le Directeur demeure l’évaluateur d’appel.

 

  • L’objet du dialogue repose sur l’évaluation de la performance de l’année 2015 du titulaire de poste, avec un regard sur le rendement, la compétence et la conduite dans le service. Ceci devrait être effectué conjointement par les deux parties et être un échange de point de vues.

 

  • L’évaluateur n’a pas d’influence formelle sur votre promotion. Cependant, vous avez toujours la possibilité de lui demander ouvertement si votre carrière sera normale ou rapide en fonction de votre performance si elle reste inchangée ou si elle a évolué. Dans le cas où votre évaluateur vous informe d’une situation critique ou de la possibilité d’une carrière lente, alors, vous devez lancer un appel auprès de votre Directeur (recours). Vous devez également entamer une discussion avec votre Chef d’Unité sur les difficultés rencontrées et les solutions à envisager.

 

  • Bien que la carte de formation a été abandonnée, les besoins d’apprentissage et de formation du titulaire de poste seront discutés pendant le dialogue.

 

  • Si le titulaire de poste refuse l’invitation au dialogue sans absence justifiée, l’évaluateur peut rédiger le rapport d’évaluation sans qu’il y ait eu de dialogue.

 

Le rapport:

  • L’évaluateur se doit rédiger le rapport d’évaluation dans les dix jours ouvrables suivant le dialogue.
  • L’évaluateur est seul responsable du rapport d’évaluation
  • Le rapport d’évaluation est structuré selon les mêmes critères que l’auto-évaluation . Il doit refléter une évaluation individuelle (non standardisée) du rendement, de la compétence et de la conduite du titulaire de poste.
  • Il est utile (mais pas formellement prévu, et ne peut en aucun cas être imposé) de pouvoir convaincre votre évaluateur d’inclure dans la section « commentaire général » une indication sur l’évolution de votre performance telle qu’il/elle la voit. Voici quelques exemples :

 

    • Un/e fonctionnaire répondant à  une « très bonne performance » ou
    • Un/e fonctionnaire répondant à une « performance au-dessus de son grade »
    • Le/la titulaire du poste a effectué des tâches au-delà de sa responsabilité
    • Il/elle a dépassé fréquemment les tâches correspondant à ses objectifs
    • Un/e excellente collègue,
    • etc

 

  • Si, en 2015, vous avez effectué des tâches dans l’intérêt de l’institution et que vous avez cliquez sur le point correspondant dans votre autoévaluation, le Groupe ad hoc enverra automatiquement une contribution et celle-ci sera prise en compte dans votre rapport.
  • Une fois que vous aurez reçu votre rapport d’évaluation, vous avez cinq jours ouvrables et trois options
    • Accepter le rapport dans Sysper
    • Ajouter des commentaires dans la partie correspondante du rapport,
    • Refuser le rapport et lancer un appel auprès de l’évaluateur d’appel, accompagné d’un texte expliquant la raison de votre désaccord

 

Le dialogue d’appel:

  • Si vous n’êtes pas d’accord avec le texte du rapport d’évaluation, vous avez la possibilité de lancer un appel auprès de votre évaluateur d’appel (dans la plupart des cas, ce sera le Directeur) sous un délai de cinq jours ouvrables à partir du moment où vous avez reçu le rapport contesté.
  • Votre appel ne sera pas discuté dans un comité mais par l’évaluateur d’appel, qui vous invitera pour un deuxième dialogue dans un délai de dix jours ouvrables à compter du lancement de l’appel contre votre rapport d’évaluation.
  • Vous avez la possibilité d’être accompagné par un autre membre du personnel ou par un représentant du personnel. L’équipe R&D est prête à vous aider.
  • Votre évaluateur d’appel peut également inviter un autre membre du personnel pendant le dialogue mais il/elle ne peut inviter votre évaluateur.
  • Le dialogue d’appel se réfère uniquement au contenu qualitatif du rapport, et non à une question de promotion.
  • Le dialogue d’appel et la décision de l’évaluateur d’appel sont limités exclusivement à des éléments qui ont déjà été mentionnés dans votre auto-évaluation, pendant le dialogue ou lors de la raison de votre demande d’appel. Donc, il n’est pas recommandé d’utiliser de nouvelles informations qui serviraient à surprendre votre évaluateur d’appel.
  • Suite au dialogue, l’évaluateur d’appel introduira dans Sysper sa décision qui sera de modifier ou non le rapport. Les commentaires des membres du personnel présents lors du second dialogue y seront inclus.
  • A ce stade, votre rapport sera clôturé et le processus d’évaluation sera terminé.